Zur Sicherstellung unserer telefonischen Erreichbarkeit nutzt die Hausarztpraxis Dr. med. Claudia Sander den KI-gestützten Telefonassistenten der VITAS GmbH, Zollhof 7, 90443 Nürnberg.

Eingehende Anrufe werden grundsätzlich über den Telefonassistenten entgegengenommen. In einzelnen Fällen können Anrufe direkt durch das Praxisteam bearbeitet werden, beispielsweise bei direkter Durchwahl oder entsprechender Umschaltung der Telefonanlage.

Vor Beginn des Gesprächs werden Anrufende darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten sprechen. Die Nutzung erfolgt erst nach entsprechender Zustimmung des Anrufenden.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Entgegennahme und Bearbeitung von Anrufen
• Terminvereinbarung, Terminänderung und Terminabsage
• Bearbeitung von Rezept-, Überweisungs- und Rückrufwünschen
• Weiterleitung von Nachrichten an die Praxis
• Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit
• Unterstützung und Optimierung der Praxisorganisation

Verarbeitete Daten

Je nach Anliegen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Vorname
• Geburtsdatum
• Telefonnummer
• Terminwünsche
• Rückrufwünsche
• Organisatorische Anliegen
• Freiwillig mitgeteilte Gesundheitsdaten, Beschwerden oder medizinische Informationen
• Gesprächsinhalte des Telefonats

Die im Gespräch mitgeteilten Informationen werden automatisiert in Textform aufbereitet und dem Praxisteam zur Bearbeitung des Anliegens bereitgestellt.

Datenabgleich und Datenübermittlung

Zur eindeutigen Zuordnung eines Anrufs können Name, Geburtsdatum und Telefonnummer mit den in unserer Praxissoftware gespeicherten Patientendaten abgeglichen werden.

Soweit für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich, können Gesprächsinhalte, Terminanfragen, Terminbuchungen, Terminänderungen, Terminabsagen und Nachrichten über die bestehende Schnittstelle an unsere Praxissoftware tomedo übermittelt werden.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung von Terminanfragen und organisatorischen Anliegen))
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung bei freiwillig mitgeteilten Gesundheitsdaten)

Empfänger der Daten

Empfänger der Daten sind:

• die Hausarztpraxis Dr. med. Claudia Sander
• die VITAS GmbH als Auftragsverarbeiter
• technisch erforderliche Unterauftragsverarbeiter der VITAS GmbH zur Bereitstellung der Telefon- und Serverinfrastruktur

Speicherdauer

Konversationsdaten werden entsprechend der in der VITAS-Plattform festgelegten Einstellungen gespeichert. Derzeit beträgt die Speicherdauer maximal 30 Tage. Nach Ablauf der festgelegten Frist werden die Daten automatisch gelöscht.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die VITAS GmbH finden Sie in den Datenschutzhinweisen von VITAS:

• Datenschutzhinweise der VITAS GmbH

Verantwortliche Stelle

Praxis für Allgemeinmedizin Dr. med. Claudia Sander
St.-Georg-Straße 91
18055 Rostock
Telefon: 0381 4923704
E-Mail: praxis@hausarzt-sander.de